Zálohové faktury: Kdy je používat?
Pokud obchodujete, pravděpodobně jste se již setkali s potřebou vystavit zálohovou fakturu. Ale kdy je ten správný čas na její vystavení? Představte si to jako návštěvu u kadeřníka – na začátku návštěvy se dohodnete, že zaplatíte určitou částku dříve, než se pustí do stříhání. Podobně funguje zálohová faktura, kde zákazník platí část úhrady před samotným poskytnutím služby či dodáním zboží.
Zálohy jsou běžné v oblastech, kde je potřeba financovat materiály nebo služby před vyhotovením konečného produktu. Dalším příkladem může být stavební firma, která požaduje zálohu na nákladné stavební materiály před začátkem výstavby.
Pomoc v cash flow
Zálohové faktury jsou účinným nástrojem pro udržení zdravého cash flow. Představte si, že zakázka probíhá několik měsíců. Bez zálohových plateb byste mohli mít potíže s úhradou vlastních výdajů. Zálohové faktury vám pomohou vyrovnat krátkodobé finanční potřeby tím, že přinesou hotovost do vaší firmy ještě před dokončením práce.
Výhody a nevýhody zálohových faktur
Když zvažujete, zda používat zálohové faktury, je dobré znát jejich klady a zápory.
Klíčové výhody
- Lepší finanční stabilita: Jak jsme již zmínili, pomáhají zlepšit cash flow a snižují riziko neplacení.
- Snižují riziko: Zvyšují jistotu, že zákazník je ochoten za zakázku zaplatit.
- Motivace k dokončení práce: Přimějí dodavatele dokončit práci, protože již obdrželi část platby.
Potenciální nevýhody
- Administrativní zátěž: Vystavení a následné sledování záloh může vyžadovat více času a pozornosti.
- Možná překážka pro zákazníky: Někteří zákazníci mohou váhat s platbou záloh, zejména pokud mají špatné zkušenosti z minulosti.
Vystavování finálních daňových dokladů
Po úhradě zálohy přichází čas na vystavení finálního daňového dokladu. To je klíčový krok k potvrzení, že transakce proběhla k oboustranné spokojenosti. Jak na to?
Praktický postup
Při vystavování finálního daňového dokladu vždy uvádějte předchozí zálohu jako již uhrazenou částku. Finální faktura by měla reflektovat celkovou hodnotu služby či zboží, z níž je následně odečtena již poskytnutá záloha. Je to jako když dostanete účtenku v restauraci a odečtou vám zálohu za rezervaci stolu.
Zálohové vs. daňové doklady: Jak se liší?
Ačkoliv by se mohlo zdát, že mezi zálohovými a daňovými doklady není velký rozdíl, účetní praxe hovoří jinak. Zálohová faktura není účetním dokladem a tudíž nepodléhá DPH. Naopak, finální daňový doklad má funkci potvrdit skutečné plnění a obsahuje již zohledněnou daň.
