Úvod: Fakturace jako nedílná součást podnikání
Pro mnoho drobných podnikatelů a freelancerů znamená slovo "fakturace" pouze nutnou administrativní zátěž, kterou je třeba rychle zvládnout a poslat za hlavu. Nicméně, fakturace a následná komunikace ohledně plateb představují důležitou příležitost možného růstu podnikání a budování vztahů s klienty. Přístup "fakturace lidsky" může zatočit s mýty, že se jedná o nepříjemný proces.
Nastavení příjemné a profesionální komunikace
Ať už vystavujete faktury poprvé, nebo jste veterán v tomto oboru, je důležité pochopit, že každý klient ocení, když s ním budete jednat přehledně a lidsky. Jak na to?
- Srozumitelný jazyk a struktura: Vyhněte se složitým účetním termínům a místo toho používejte jasný, srozumitelný jazyk. Například místo "datum splatnosti" pište "kdy platba musí být uskutečněna".
- Open a přátelský tón: Při úvodních e-mailech při fakturaci je dobré dělat malé komplimenty za spolupráci, např.: "Děkujeme za spolupráci na našem projektu, bylo nám potěšením." To nastaví pozitivní tón komunikace.
Přehlednost faktury
Představte si fakturu jako vizitku vašeho podnikání. Měla by být jasná, přehledná a bez zbytečného zmatku. Dodržujte tyto zásady:
- Jednoduchý design: Udržujte design faktury čistý a logický. To usnadní klientům rychlé pochopení potřebných informací.
- SJD (Standardní Jazykový Design): Používejte jednotný design a jazyk ve všech fakturách, aby klient hned věděl, odkud dokument pochází.
Žádost o platbu bez vyvolání konfliktů
Pro mnohé podnikatele může být žádost o peníze nepříjemná záležitost. Avšak s trochou empatie a správným přístupem lze toto napětí snížit.
Jemné připomínky
Používání takzvaných "jemných připomínek" může být skvělým způsobem, jak udržet pohyb peněz bez zbytečné konfrontace.
- Připomínkovací e-mail: Dva dny před splatností pošlete jemnou připomínku, např.: "Vážení klienti, jen připomínáme, že datum splatnosti se blíží. Děkujeme za pozornost!"
- Udržujte pozitivní tón: Vyhněte se odměřenosti a místo toho přijměte vřelý tón, který vyjadřuje očekávání platby jako součást běžného pracovního procesu.
Řešení občasných opožděných plateb
Kdyby všechny platby přišly včas, neexistovalo by mnoho účetního stresu. Realita je ale jiná, a proto je nezbytné mít strategii, jak přistupovat ke zpožděným platbám.
- Osobní dotaz: Pokud je platba opožděná, nejdříve se pokuste pochopit důvody zpoždění bez obviňování, např.: "Zaznamenali jsme, že platba není ještě přijata. Je něco, s čím můžeme pomoci?"
- Nabídka dalších možností: Někdy mohou klienti mít aktuální finanční problémy, nabídněte jim třeba rozložení platby na splátky jako řešení.
Závěr: Fakturace se systémem Monelo
Efektivní fakturace je základem úspěšného podnikání a dobrého vztahu s klienty. S fakturačním systémem Monelo máte k dispozici nástroj, který Vám umožní nejen automatizovat a zjednodušit proces vystavování faktur, ale také zachovat lidský přístup při každé interakci s klientem. Monelo rozumí potřebám podnikatelů a nabízí sady funkcí, které vám pomohou vystupovat profesionálně a zároveň zůstat přístupní a přátelští.
