Jak správně účtovat o zásobách v malé firmě nebo e-shopu

Proč je evidence zásob tak důležitá?

Zásoby představují majetek firmy – ať už jde o zboží na skladě e-shopu, suroviny ve výrobě nebo nakoupený materiál pro poskytování služeb. Jejich správné zachycení v účetnictví přímo ovlivňuje výši vykázaného zisku, a tím i základ daně z příjmů. Pokud zásoby podhodnotíte nebo je vůbec nesledujete, riskujete nejen daňové problémy, ale i špatná obchodní rozhodnutí – například objednáte zboží, které už na skladě máte, nebo naopak zklamete zákazníky, protože něco skladem nemáte.

V roce 2026 platí, že každá firma vedoucí podvojné účetnictví má ze zákona povinnost zásoby evidovat a pravidelně inventarizovat. Firmy vedoucí daňovou evidenci mají povinnost sledovat fyzický stav zásob rovněž, i když způsob jejich zachycení je jednodušší.

Průběžná vs. periodická inventarizace zásob

Existují dva základní způsoby, jak sledovat pohyb zásob. Každý má své výhody a hodí se pro jiný typ podnikání.

Průběžná inventarizace (způsob A)

Při průběžné inventarizaci zaznamenáváte každý příjem i výdej zásob okamžitě v momentě, kdy nastane. Na skladovém účtu (například 112 – Materiál na skladě nebo 132 – Zboží na skladě) vidíte průběžně aktuální stav. Tento způsob je náročnější na administrativu, ale poskytuje přesný přehled o stavu skladu kdykoliv.

Příklad účtování při nákupu zboží (způsob A):

• Přijatá faktura za nákup zboží: 131 – Pořízení zboží / 321 – Dodavatelé
• Příjem zboží na sklad: 132 – Zboží na skladě / 131 – Pořízení zboží
• Při prodeji (vyskladnění): 504 – Prodané zboží / 132 – Zboží na skladě

Průběžnou inventarizaci oceníte zejména tehdy, když máte větší objem zboží, rychlou obrátkovost nebo pokud řídíte sklad online v reálném čase.

Periodická inventarizace (způsob B)

Při periodické inventarizaci se nákupy zásob účtují přímo do nákladů v okamžiku pořízení. Teprve na konci účetního období (zpravidla k 31. 12.) se provede fyzická inventura a zjistí se skutečný stav skladu. Podle tohoto stavu se upraví náklady a zásoby se zaúčtují jako aktivum.

Příklad účtování při nákupu zboží (způsob B):

• Přijatá faktura za nákup zboží: 504 – Prodané zboží / 321 – Dodavatelé
• Na konci roku – převod zůstatku zásob na sklad: 132 – Zboží na skladě / 504 – Prodané zboží
• Zároveň se odúčtuje počáteční stav zásob: 504 – Prodané zboží / 132 – Zboží na skladě

Způsob B je administrativně jednodušší a vhodný pro malé firmy s menším množstvím skladových položek. Jeho nevýhodou je, že nemáte průběžný přehled o stavu skladu – ten znáte až po inventuře.

Metody oceňování zásob a jejich vliv na daně

Jednou z klíčových otázek při účtování zásob je, za jakou cenu budete zásoby oceňovat při jejich vyskladnění. Česká legislativa umožňuje dvě hlavní metody: FIFO a vážený průměr.

Metoda FIFO (First In, First Out)

Metoda FIFO předpokládá, že zásoby, které přišly na sklad jako první, jsou také jako první prodány nebo spotřebovány. Vyskladňujete tedy vždy nejstarší položky za jejich původní pořizovací cenu.

Praktický příklad: V lednu nakoupíte 100 kusů zboží za 50 Kč/ks, v březnu dalších 100 kusů za 60 Kč/ks. Při prodeji prvních 100 kusů zaúčtujete náklady 5 000 Kč (100 × 50 Kč). Teprve dalších 100 kusů bude oceněno 60 Kč/ks.

V prostředí rostoucích cen vede metoda FIFO k nižším nákladům a vyššímu zisku – a tím i k vyšší dani z příjmů. Naopak při klesajících cenách snižuje základ daně.

Metoda váženého aritmetického průměru

Při této metodě se průměrná cena zásoby přepočítává po každém příjmu na sklad (průběžný vážený průměr) nebo periodicky – například jednou měsíčně. Výsledná cena při výdeji je průměrem všech nákupů s přihlédnutím k jejich množství.

Praktický příklad: Na skladě máte 100 ks za 50 Kč a přikoupíte 100 ks za 60 Kč. Vážený průměr = (100 × 50 + 100 × 60) / 200 = 55 Kč/ks. Každý vyskladněný kus bude oceněn 55 Kč bez ohledu na to, kdy byl nakoupen.

Tato metoda je administrativně jednodušší a výsledky jsou stabilnější – nenastávají velké výkyvy v nákladech mezi jednotlivými obdobími.

Jak si vybrat správnou metodu?

Zvolenou metodu musíte důsledně dodržovat a uvést ji v interní účetní směrnici. Nelze ji v průběhu roku libovolně měnit. Při výběru zvažte:

• Povahu zboží – u zboží s omezenou trvanlivostí (potraviny, kosmetika) je FIFO přirozenější a odpovídá fyzickému toku zásob.
• Cenovou stabilitu – pokud ceny vašich dodavatelů kolísají, vážený průměr poskytuje hladší výsledky.
• Administrativní náročnost – vážený průměr je zpravidla jednodušší na sledování v menších firmách.

Jednoduché skladové systémy pro malé podnikatele

Dobře zvolený skladový systém vám ušetří hodiny práce a sníží riziko chyb. Nemusíte hned investovat do složitých řešení – důležité je, aby systém spolehlivě evidoval příjmy, výdeje a aktuální stav zásob.

Co by měl základní skladový systém umět?

• Evidovat příjem a výdej zboží s vazbou na doklady (faktury, příjemky, výdejky)
• Zobrazovat aktuální stav skladu v kusech i hodnotě
• Podporovat zvolenou metodu oceňování (FIFO nebo průměr)
• Umožnit inventarizaci – porovnání evidovaného a skutečného stavu
• Exportovat data pro účetní nebo propojit se s fakturačním softwarem

Možnosti podle velikosti firmy

• Tabulkové řešení (Excel / Google Sheets) – vhodné pro začínající e-shopy s desítkami položek. Nízké náklady, ale vyšší riziko lidské chyby a omezené možnosti automatizace.
• Cloudový skladový systém – pro firmy s větším počtem položek a více uživateli. Umožňuje přístup odkudkoliv, automatické přepočty průměrů a propojení s e-shopovou platformou.
• Integrované řešení v rámci fakturačního softwaru – mnoho fakturačních nástrojů obsahuje základní skladovou evidenci, která postačí malým firmám bez složitých skladových operací.

Při výběru se zaměřte především na to, zda systém zvládne vámi zvolenou metodu oceňování a zda dokáže na konci roku vygenerovat podklady pro inventarizaci a uzávěrku.

Odpis neprodejných zásob a jeho daňový dopad

Každý podnikatel se dříve nebo později setká se zásobami, které se nepodaří prodat – zboží zastaralo, bylo poškozeno, prošla mu záruční lhůta nebo o něj jednoduše přestal být zájem. Tyto zásoby je nutné správně odepsat.

Jak odpis probíhá v účetnictví?

Pokud je zásoba trvale bezcenná nebo neprodejná, účtujete její hodnotu do nákladů prostřednictvím opravné položky nebo přímého odpisu:

• Tvorba opravné položky (dočasné snížení hodnoty): 559 – Tvorba opravných položek / 196 – Opravná položka k zásobám
• Přímý odpis (trvalé vyřazení ze skladu): 549 – Manka a škody / 132 – Zboží na skladě

Je odpis zásob daňově uznatelným nákladem?

Zde je potřeba být obezřetný. Účetní opravné položky k zásobám nejsou daňově uznatelné – snižují účetní zisk, ale základ daně z příjmů neovlivní. Jiná situace nastává při fyzické likvidaci zásob:

• Pokud zásoby fyzicky zlikvidujete a tuto likvidaci řádně zdokladujete (likvidační protokol, případně svědci nebo fotodokumentace), lze náklad uznat jako daňově účinný.
• Správce daně může při kontrole požadovat prokázání, že likvidace skutečně proběhla a zásoby byly opravdu neprodejné.
• Manka zaviněná zaměstnancem jsou daňově neuznatelná (hradí je zaměstnanec). Nezaviněná manka do výše náhrady od pojišťovny uznatelná jsou.

Tip: Vždy si uchovávejte důkazní materiály – likvidační protokol podepsaný odpovědnou osobou, fotografie nebo potvrzení od firmy zajišťující likvidaci. Bez těchto dokladů riskujete, že správce daně odpis neuznání.

Interní směrnice o zásobách – proč ji nepodcenit

Malé firmy a e-shopy na interní směrnice často zapomínají, přitom jde o klíčový dokument. Směrnice o zásobách by měla obsahovat:

• Zvolený způsob účtování (způsob A nebo B)
• Metodu oceňování (FIFO nebo vážený průměr)
• Postup při příjmu a výdeji zboží
• Harmonogram inventarizací (kdy a jak probíhají)
• Postup při zjištění manka nebo přebytku
• Pravidla pro odpis a likvidaci neprodejných zásob

Směrnice chrání firmu při daňové kontrole a zároveň zajišťuje, že všichni zaměstnanci postupují jednotně.

Shrnutí: Na co si dát pozor

• Vyberte si metodu oceňování (FIFO nebo vážený průměr) a tu důsledně dodržujte po celé účetní období.
• Pravidelně provádějte inventury – minimálně jednou ročně, u zboží s krátkou trvanlivostí častěji.
• Dokumentujte každou likvidaci neprodejného zboží, chcete-li si náklad uplatnit jako daňově uznatelný.
• Nespoléhejte na odhady – každý pohyb zásob by měl být podložen dokladem (příjemka, výdejka, faktura).
• Zpracujte interní směrnici o zásobách ještě předtím, než vám na ni upozorní daňový poradce nebo kontrolor.

Správné účtování zásob není jen formalita – je to základ, na kterém stojí důvěryhodné účetnictví a daňová bezpečnost vaší firmy. Investice do přehledné evidence se vám vrátí v podobě nižšího stresu při uzávěrce, přesných dat pro obchodní rozhodování a klidnějšího spánku před daňovou kontrolou.